Byggesak svarer ut

Her kan du se Molde kommunens svar og kommentarer til spørsmål fra bygge- og eiendomsbransjen i bransjemøtet 17. februar 2021.

1. Saksbehandlingstid og informasjon

Den viktigste problemstillingen er at den opplevde saksbehandling tid er pr i dag for lang. Det vil si at det både tar for lang tid før kommunen starter saksbehandling i saken og at det underveis brukes for lang tid på saksbehandlingen

Kommunen må bli bedre i å kommunisere med bransjen. Få formidlet hvordan situasjonen er, hvilke prioriteringer som må tas og hva som gjøres for å forbedre situasjonen.

Tiltak for å gi bedre informasjon til søkerne:

  • Bruke presse (RB) og næringsforumet for å orientere bransje og publikum. Når informasjon skal ut til byggebransjen kan Molde næringsforum være en informasjonskanal.
  • Informasjon om forventet saksbehandlingstid gis i mottaksbrevet som kommunen sender ut som bekreftelse på at søknaden er mottatt. I tillegg informeres det fortløpende om gjennomsnittlig saksbehandlingstid på kommunens hjemmeside.
  • Søker/tiltakshaver vil få kopi av oversendelsesbrev til høringsparter som informasjon om status i saken.
  • Kommunen vil gjøre sitt ytterste for å svare ut henvendelser innen rimelig tid. Det vurderes om det skal gjøres noen endringer internt for at søkere skal få raskere svar om status i byggesaken sin.

Tiltak for å redusere opplevd saksbehandlingstid

Kommunen har iverksatt flere tiltak for å få ned saksbehandlingtiden:

  • Det viktigste tiltaket er å øke kapasiteten på enheten. Det er ansatt to nye byggesaksbehandlere som begynner hos oss 1. mars. Dette vil på sikt øke kapasiteten vesentlig på enheten. Det finnes dessverre ikke et konsulentmarked for å leie inn bygesakskompetanse, slik det f.eks gjør for landmåling og arealplanlegging. Vi må derfor satse på å rekruttere saksbehandlere til kommunen i stedet for å leie inn på kortere kontrakter. Fagfeltet er komplekst, og opplæring av byggesaksbehandlere tar derfor tid. Det betyr at det vil ta tid fra nye saksbehandlere tilsettes til vi får full effekt av dette.
  • Kommunen skal bli bedre på intern koordinering, slik at bransjen får et mest mulig entydige svar på sine henvendelser. Det jobbes systematisk for å være mer samordnet i tidligfasen/førstekontakten mellom kommune og tiltakshaver. Dette vil gi mindre utfordringer senere i prosessen, da utfordringene er identifisert tidlig i forløpet.
  • Bransjen/publikum oppfordres til å bruke booking av en saksbehandler på vår hjemmeside for å gjøre avklaringer i nye og pågående saker. Dersom informasjon og spørsmål sendes inn i forkant av møtet, vil saksbehandler kunne forberede seg og gi bedre svar og veiledning.
  • Det er en kjensgjerning at det fortsatt er en for høy andel av søknadene som har vesentlig mangler som må etterlyses av kommunen. Dette er tidskrevende, ressurskrevende og forlenger saksbehandlingstiden. Kommunens saksbehandling baserer seg på DIBKs sjekkliste. Søkerne oppfordres på det sterkeste til å benytte denne til kontroll av søknaden før den sendes inn.
  • Kommunen vurderer fortløpende om det er aktuelt å innføre enda mer skjermet arbeidstid for saksbehandlerne i en periode for å komme ajour. Henvendelser vil da styres inn til våre konsulenter i 1. linje. Spørsmål til pågående saker/etterlysninger vil fortsatt besvares av saksbehandler, øvrige spørsmål avklares med konsulent/1. linje.

2. Saksbehandlingen fremstår «pirkete» og kommunen bør utvise mere skjønn.

I saksbehandlingen er det lover, forskrifter og vedtatte planer som er rammene for hva som kan godkjennes og hva som skal avslås. På noen punkter er kravene absolutte og på andre er det rom for å bruke skjønn.

I saksbehandlingen etterlyser vi kun opplysninger og dokumentasjon som er påkrevd. Vår saksbehandling er, som tidligere nevnt, bygd opp rundt DIBKs sjekkliste. Dersom søkerne kontrollerer søknaden sin mot denne vil det i liten grad være behov for å etterlyse opplysninger. Dette er vinn – vinn for alle parter, søkeren får raskere svar og kommunen kan behandle flere søknader.

Kommunen opplever at noen søkere bruker tid på å argumentere for at krav til dokumentasjon ikke er nødvendig. Dette gjelder ofte krav til utredninger pga. naturfarer eller nødvendigheten av å søke dispensasjon. Her har kommunen lite spillerom. Kravene gitt av lovverket er absolutte og kan derfor ikke fravikes.

Vi oppfordrer på det sterkeste at naturfarer sjekkes ut og nødvendig dokumentasjon legges ved søknaden. Erfaringsmessig er dette noe som tar tid dersom det kreves konsulentbistand. Her er områdeanalysen som kan kjøpes via vår nettbutikk e- torg og Gislink.no til stor hjelp.

Roar Moen

enhetsleder Byggesak og geodata

Se notatet i sin helhet her.